Mehr Automatisierung mit Aktionen 

Mit dem neuen Feature „Aktionen“ können Sie steuern, was nach einem Anruf mit Petra automatisch passieren soll. Egal ob Benachrichtigungen, Rückrufe oder Integrationen – Aktionen machen Petra noch flexibler und eröffnen zahlreiche neue Möglichkeiten für Ihre Prozesse.

⚡ Was sind Aktionen?

Aktionen sind automatisierte Folgeprozesse, die nach einem bearbeiteten Anruf ausgelöst werden können. Sie können beliebig viele Aktionen anlegen und dabei exakt festlegen, wann und unter welchen Bedingungen eine Aktion greifen soll. Zu den unterstützten Aktionstypen gehören:

• E-Mail-Benachrichtigungen

• SMS-Nachrichten

• Rückrufaktionen

• Webhooks

• Integrationen in Drittsysteme (z. B. ERP)

Sie finden die neuen Funktionen unter „Einstellungen > Aktionen“ im HalloPetra-Dashboard.

📩 E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen

Mit wenigen Klicks lassen sich automatische Benachrichtigungen einrichten, die nach jedem Anruf versendet werden – entweder per E-Mail oder neu auch per SMS.

Der Text der Nachricht kann frei gestaltet und mit dynamischen Variablen (wie Name, Telefonnummer, Anliegen etc.) versehen werden. Zusätzlich stehen Vorlagen zur Verfügung, z. B. für Standard-Anrufbenachrichtigungen. So erhalten Mitarbeitende oder auch die Anrufenden selbst gezielte Informationen, ganz ohne Mehraufwand.

📌 Hinweis: Der Versand von SMS ist aktuell kostenlos. Sollte sich das ändern, informieren wir Sie rechtzeitig.

📞 Rückruf-Aktion bei kurzen oder abgebrochenen Anrufen

Eine weitere Aktion ist das neue Rückruf-Feature. Damit kann Petra automatisch einen Rückruf auslösen – zum Beispiel, wenn ein Anruf nach weniger als 20 Sekunden beendet wurde.

Solche Fälle treten häufig auf, wenn Anrufende denken, sie hätten einen Anrufbeantworter erreicht. Durch den Rückruf stellt Petra sicher, dass auch diese Anliegen noch aufgenommen werden – aktiv, freundlich und automatisiert.

Optional kann eine eigene Rückrufnummer verwendet werden, sodass Anrufende eine vertraute Nummer im Display sehen. Die Rufnummer lässt sich in wenigen Schritten verifizieren.

⚙️ Anrufbedingungen flexibel definieren

Jede Aktion kann mit detaillierten Bedingungen verknüpft werden. Dadurch haben Sie volle Kontrolle darüber, wann und bei welchen Anrufen eine Aktion ausgeführt wird.

Beispielhafte Bedingungen:

• Anrufdauer kürzer als 20 Sekunden

• Nur Anrufe innerhalb bestimmter Uhrzeiten

• Nur für bestimmte Kontaktgruppen

• Nur wenn Name oder Telefonnummer bekannt ist

• Nur an bestimmten Tagen oder in bestimmten Zeiträumen

So lassen sich Aktionen optimal an Ihre individuellen Arbeitsabläufe anpassen.

🔗 Webhooks & Integrationen

Über den Aktionstyp Webhook können Daten nach einem Anruf an andere Systeme gesendet werden – z. B. zur automatischen Erstellung von Aktivitäten oder Tickets. Je nach angebundener Integration (z. B. mit einem ERP-System) lassen sich auch systeminterne Prozesse direkt anstoßen.

✅ Aktionen auch auf Aufgabenebene definieren

Neben den globalen Aktionen (die auf alle Anrufe angewendet werden), lassen sich Aktionen auch auf konkrete Aufgaben einschränken. So kann z. B. eine Rückruf- oder SMS-Aktion nur dann greifen, wenn Petra eine bestimmte Aufgabe wie „Heizungsproblem“ oder „Notfall“ bearbeitet hat.

Ein Beispiel: Bei der Aufgabe „Heizungsproblem“ könnte automatisch eine SMS an das Notdienst-Handy geschickt werden – mit allen Anrufinformationen und einer Zusammenfassung. So ist der Monteur direkt informiert und kann schneller reagieren.

☎️ Eigene Rückrufnummer hinterlegen

Für Rückrufe kann Petra eine von Ihnen festgelegte Nummer verwenden – etwa Ihre Festnetz- oder Mobilnummer. Diese Nummer lässt sich in wenigen Schritten verifizieren. Dazu wird ein Anruf ausgelöst und ein Bestätigungscode über die Telefontastatur eingegeben. Der gesamte Vorgang dauert etwa eine Minute.

Fazit

Mit dem neuen Aktionen-Feature eröffnen sich vielfältige Möglichkeiten zur Automatisierung Ihrer Prozesse rund um Anrufe mit Petra. Von einfachen Benachrichtigungen bis zu komplexen Rückruf- oder Integrationsszenarien – alles lässt sich flexibel konfigurieren und auf Ihre Anforderungen zuschneiden.

Wir freuen uns auf Ihr Feedback und sind gespannt, wie Sie die neuen Funktionen einsetzen!