Der neue HalloPetra-Kalender ist da

Mit großer Freude stellen wir Ihnen unsere neueste Funktion vor: den HalloPetra-Kalender. Dieses Feature ist nicht nur eine Erweiterung unseres Systems, sondern der Startschuss für eine ganze Reihe neuer Möglichkeiten – von der besseren Übersicht über Teamverfügbarkeiten bis hin zur automatisierten Terminplanung in naher Zukunft. Damit Sie sich gleich zurechtfinden, begleiten wir Sie in diesem Artikel Schritt für Schritt durch die neuen Funktionen.

1. Kalender aktivieren – Ihr Einstieg

Im Menü Ihrer Petra-Oberfläche finden Sie nun den neuen Punkt „Kalender“. Beim ersten Öffnen begrüßt Sie eine kurze Einführung. Ziel des Kalenders ist es, Petra mit mehr Kontext zu versorgen – damit Ihre Assistenz weiß, was im Unternehmen gerade passiert, wann jemand anwesend ist und welche Termine anstehen.

Über den Button „Kalender aktivieren“ können Sie sofort loslegen. Dabei wählen Sie, ob Sie den Kalender mit einem bestehenden System (z. B. Google) verknüpfen oder ob Sie zunächst ohne Integration starten möchten. So flexibel wie Ihr Alltag.

2. Kalenderintegration – mit wenigen Klicks verbunden

Damit Petra möglichst nahtlos in Ihren Alltag eingebunden ist, bieten wir von Beginn an eine Integration zu Google Kalender und Outlook (Microsoft 365) an.

Die Verbindung ist denkbar einfach: Konto auswählen, Berechtigungen bestätigen, und schon sind Ihre bestehenden Kalender synchronisiert. Zusätzlich legt Petra automatisch einen eigenen Kalender in Ihrem Account an – damit neue Termine sauber und getrennt verwaltet werden können. Alternativ nutzen Sie den Petra-Kalender ganz ohne Integration, direkt in unserer Anwendung.

So haben Sie alle Termine im Blick – und Petra bekommt genau die Informationen, die sie braucht, um bestmöglich zu unterstützen.

3. Feiertage & Betriebsurlaub – zentral geplant

Pünktlich zu den bevorstehenden Feiertagen führen wir den Urlaubsmodus für den Betrieb ein. Damit markieren Sie mit wenigen Klicks ganze Zeiträume – etwa Feiertage oder Betriebsferien – als abwesend. Petra erkennt in dieser Zeit automatisch, dass niemand im Haus ist, und passt ihr Verhalten entsprechend an.

Sie können individuelle Begrüßungen einrichten, mit denen Anrufende während dieser Zeit freundlich informiert werden. Auch Aufgaben lassen sich gezielt deaktivieren – zum Beispiel die Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen, für die aktuell niemand zur Verfügung steht. Gleichzeitig bleibt z. B. ein eingerichteter Notdienst weiterhin erreichbar.

Feiertagsvorschläge liefert Petra übrigens basierend auf Ihrem Bundesland – Sie müssen diese nur noch bestätigen.

4. Abwesenheiten im Team – klar geregelt

Nicht nur der ganze Betrieb, auch einzelne Mitarbeitende können gezielt als abwesend markiert werden – bei Urlaub, Krankheit oder Fortbildung. Jede Abwesenheit lässt sich mit Zeitraum, Titel und zusätzlichen Hinweisen anlegen. Auf Wunsch benennen Sie auch eine Vertretung.

Petra berücksichtigt all das automatisch: Während der Abwesenheit werden keine Anfragen an die betreffende Person weitergeleitet. Stattdessen informiert Petra über die Abwesenheit und verweist ggf. auf die benannte Vertretung. Das sorgt für reibungslose Abläufe – auch dann, wenn kurzfristig jemand ausfällt.

5. Urlaubsmodus im Detail – mit individuellen Einstellungen

Ein Highlight ist die detaillierte Konfiguration des Urlaubsmodus: Sobald ein Zeitraum als Urlaub definiert ist, können Sie nicht nur festlegen, was Petra sagt, sondern auch, wie sie sich verhält. Sie definieren, welche Aufgaben weiterhin aktiv bleiben sollen und welche pausiert werden.

Beispiel: Der Notdienst soll während eines Betriebsurlaubs aktiv bleiben, Mitarbeiteranfragen hingegen nicht. Sie legen zusätzlich fest, wer in dieser Zeit für den Notdienst zuständig ist – inklusive spezifischer Verfügbarkeiten pro Tag.

Das Beste: Petra übernimmt diese Logik und passt ihre Reaktionen bei Anrufen entsprechend an.

6. Übersicht & Bedienung – wie man es kennt

Der HalloPetra-Kalender präsentiert sich in einer vertrauten Wochenansicht. Ihre Termine, Feiertage, Abwesenheiten und Vertretungen sind übersichtlich dargestellt. Einfache Bearbeitungsmasken machen die Anpassung schnell und intuitiv.

Mit einem Klick auf einen Eintrag öffnen sich alle Details – sei es für einen Betriebsurlaub oder eine Einzelabwesenheit. Auch neue Einträge lassen sich über das „Neu“-Menü komfortabel hinzufügen.

7. Petra reagiert – auch wenn niemand da ist

Besonders hilfreich: Petra erkennt automatisch, wenn ein Betrieb im Urlaubsmodus ist oder ein Teammitglied nicht verfügbar ist – und reagiert entsprechend am Telefon.

Ob durch eine individuelle Begrüßung, eine Weiterleitung an die Vertretung oder das gezielte Pausieren bestimmter Aufgaben – Ihre virtuelle Assistenz bleibt professionell und informiert. Und Ihre Anrufenden werden nie im Dunkeln gelassen.

8. Probieren Sie es aus – und geben Sie uns Feedback

Der HalloPetra-Kalender ist ab sofort unter https://app.hallopetra.de/dashboard/calendar verfügbar. Der Login erfolgt wie gewohnt mit der E-Mail-Adresse, an die Sie auch Ihre Anrufbenachrichtigungen erhalten.

Wir freuen uns über jedes Feedback – ob Lob, Kritik oder Ideen für weitere Funktionen. In den kommenden Wochen werden wir das Kalender-Feature weiterentwickeln und laufend verbessern. Ihre Erfahrungen helfen uns dabei enorm weiter.

Haben Sie Fragen oder Anmerkungen zu den neuen Funktionen? Dann melden Sie sich gerne bei uns – wir stehen Ihnen wie immer zur Verfügung! 😊

Ihr HalloPetra-Team 🚀