Kontaktgruppen in HalloPetra – das steckt dahinter

Mit den neuen Kontaktgruppen können Sie Kontakte in HalloPetra noch gezielter organisieren, steuern und automatisieren. In diesem Video zeigen wir, wie das funktioniert – und was Sie davon haben.

Was sind Kontaktgruppen?

Kontaktgruppen ermöglichen es Ihnen, Kontakte nach bestimmten Kriterien zusammenzufassen. Typische Gruppen könnten sein:

• Bestandskunden

• Interessenten

• Kunden mit Wärmepumpe

• Partnerunternehmen

• Notdienstberechtigte

Ein Kontakt kann mehreren Gruppen gleichzeitig zugeordnet sein. So behalten Sie flexibel den Überblick – auch bei komplexeren Strukturen.

Petra erkennt Gruppen automatisch

Beim Anlegen neuer Kontakte kann Petra automatisch entscheiden, ob eine Gruppenzuordnung sinnvoll ist – zum Beispiel wenn im Gespräch Begriffe wie „Wärmepumpe“ oder bestimmte Herstellernamen vorkommen. Das spart Zeit und sorgt dafür, dass Ihre Daten aktuell bleiben.

Was lässt sich damit machen?

Mit Kontaktgruppen können Sie:

• Begrüßungen individuell gestalten – z. B. eine persönliche Begrüßung für Bestandskunden.

• Aufgaben gezielt verfügbar machen – z. B. eine Notdienst-Aufgabe nur für Wartungskunden.

• Weiterleitungen automatisieren – z. B. alle Anrufe von Interessenten direkt an den Vertrieb weiterleiten.

• Feinere Steuerung einbauen – z. B. bestimmte Kontakte gar nicht von Petra annehmen lassen, sondern automatisch weiterleiten oder eine Ansage ausspielen.

  
  

So legen Sie Kontaktgruppen an

1. Gehen Sie im Menü auf „Kontakte“

2. Klicken Sie auf den Tab „Kontaktgruppen“

3. Erstellen Sie eine neue Gruppe, z. B. „Kunden mit Wärmepumpe“

4. Legen Sie fest, wie Petra bei neuen Anrufen reagieren soll

5. Ordnen Sie bestehende Kontakte manuell oder per Import zu

Kontaktgruppen können auch beim Import aus Excel direkt zugewiesen werden – ideal, wenn Sie mit bestehenden Listen arbeiten.

Neue Kontaktansicht inklusive

Die neue Kontaktansicht zeigt Ihnen ab sofort:

• Gruppenzugehörigkeit(en)

• Alle bisherigen Anrufe

• Zusätzliche Telefonnummern

• Benutzerdefinierte Felder (z. B. Heizungsart)

• Erfasste Daten aus bisherigen Gesprächen

Haben Sie Fragen oder Anmerkungen zu den neuen Funktionen? Dann melden Sie sich gerne bei uns – wir stehen Ihnen wie immer zur Verfügung! 😊

Ihr HalloPetra-Team 🚀