Willkommen zum dritten Teil unserer Update-Reihe für Januar! In diesem Video stellen wir Ihnen die neuesten Entwicklungen rund um Mitarbeiter und Weiterleitungsoptionen vor. Diese Neuerungen helfen Petra, Anfragen noch zielgerichteter und effizienter zu bearbeiten. Hier die wichtigsten Punkte im Detail:

1. Neuerungen bei den Mitarbeiterinformationen

Jeder Mitarbeiter ist nun mit spezifischen Aufgabenbereichen und Funktionen ausgestattet. Das bedeutet:

• Klare Zuordnung von Themenbereichen, z. B. „Wärmepumpen“ oder „Rechnungen“.

• Detaillierte Arbeitszeitangaben, um sicherzustellen, dass Weiterleitungen und Auskünfte nur zu den passenden Zeiten erfolgen.

Diese Informationen helfen Petra, die richtige Person für die Weiterleitung und das E-Mail-Routing zu finden.

2. Neue Abteilungsfunktionen

Mit den neuen Abteilungsoptionen können Mitarbeiter besser organisiert und Anfragen priorisiert weitergeleitet werden:

• Abteilungszugehörigkeit: Mitarbeiter können Abteilungen wie Vertrieb, Notdienst oder Buchhaltung zugeordnet werden.

• Automatische Weiterleitung innerhalb der Abteilung: Anrufe werden innerhalb der Abteilung entsprechend der Verfügbarkeit weitergereicht.

  • Beispiel: Im Notdienst wird ein Anruf zuerst an die primäre Kontaktperson weitergeleitet. Ist diese nicht verfügbar, wird der Anruf automatisch an die nächste Person in der Kette weitergeleitet.

3. Zwei Arten der Weiterleitung

Der neue Weiterleitungsschritt in den Aufgaben unterstützt zwei Arten der Weiterleitung:

• Direkte Weiterleitung: Anfragen, die klar definierten Aufgabenbereichen zugeordnet sind, gehen direkt an den passenden Mitarbeiter.

• Freie Weiterleitung: Petra entscheidet dynamisch, welcher Mitarbeiter am besten für einen Anruf geeignet ist, anhand der Erreichbarkeit und er zuständigen Themenbereiche.

Beispiel: Geht eine Anfrage ein, die sich um Wärmepumpen dreht, aber nicht direkt einer Person zugewiesen wurde, erkennt Petra dennoch den richtigen Ansprechpartner.

4. E-Mail-Routing

Eine weitere Verbesserung ist das E-Mail-Routing:

• Anfragen können direkt per E-Mail an den zuständigen Mitarbeiter gesendet werden, ohne Umwege über allgemeine Postfächer.

• Dies sorgt für schnellere Kommunikation und effiziente Bearbeitung von Anfragen.

5. Praktisches Beispiel im Video

Im Video zeigen wir Schritt für Schritt, wie wir einen neuen Mitarbeiter für den Vertrieb von Wärmepumpen anlegen. Dabei demonstrieren wir:

• Wie Aufgabenbereiche definiert werden.

• Wie die Arbeitszeiten und Weiterleitungsfunktionen festgelegt werden.

• Wie Petra entscheidet, wann und an wen eine Anfrage weitergeleitet wird – sei es direkt oder dynamisch innerhalb einer Abteilung.