Neues Kalender-Update: Petra koordiniert jetzt Termine

Mit dem neuesten Kalender-Update wird Ihre digitale Assistentin Petra noch leistungsfähiger: Ab sofort kann sie Termine mit Anrufenden abstimmen und direkt in Ihren Kalender eintragen – etwa für Rückrufe, Beratungen oder individuelle Anliegen. Damit ist ein großer Schritt in Richtung automatisierter Kommunikation und smarter Terminplanung gemacht.

Im Folgenden zeigen wir, was das Update beinhaltet, wie Sie es aktivieren – und wie Petra Termine für Sie übernimmt.

📞 Terminbuchung direkt im Gespräch

Das Herzstück des Updates: Petra kann während eines Anrufs Termine vorschlagen, mit dem Anrufenden abstimmen und diese direkt in Ihrem verknüpften Kalender eintragen.

Beispiel: Eine Kundin ruft an und möchte zu ihrer Wärmepumpe Rücksprache halten. Petra fragt nach einem geeigneten Zeitpunkt und schlägt – basierend auf Ihrer Verfügbarkeit – passende Zeiten für einen Rückruf vor. Nach Auswahl durch die Kundin wird der Termin verbindlich gebucht. Anschließend erhält die Kundin eine SMS-Bestätigung mit Uhrzeit, Datum und Ansprechpartner.

So gehen keine Anliegen verloren – und Ihre Terminabsprachen werden effizient und professionell erledigt.

🗂 Neue Terminvorlagen für mehr Struktur

Im neuen Kalenderbereich des Dashboards können Sie ab sofort individuelle Termintypen definieren, z. B.:

• Rückruf

• Beratungsgespräch

• Vor-Ort-Termin

• Neukunden-Erstgespräch

Jede Vorlage beinhaltet:

• Eine frei wählbare Bezeichnung und Farbe

• Die Dauer des Termins (z. B. 15 oder 60 Minuten)

• Einen Standard-Ort

• Zuständige Mitarbeitende

• Zeitfenster für mögliche Buchungen (z. B. Mo–Fr, 09–12 Uhr)

Petra nutzt diese Vorlagen, um im Gespräch gezielt passende Termine zu finden – und berücksichtigt automatisch, wer verfügbar ist.

🔗 Persönliche Kalenderverknüpfung für alle Mitarbeitenden

Damit Petra weiß, wann wer verfügbar ist, können jetzt alle Teammitglieder ihre persönlichen Kalender verbinden – ganz einfach über das Dashboard.

Unterstützt werden:

• Google Kalender

• Microsoft Outlook / Exchange / Office 365

Der Prozess ist unkompliziert: Nach einmaligem Login werden verfügbare Kalender angezeigt und können individuell für die Terminabfrage durch Petra freigegeben werden. Petra greift dann in Echtzeit auf die Kalender zu und achtet bei der Buchung darauf, dass keine Konflikte entstehen.

Wichtig: Bei der Terminfindung werden alle Mitarbeitenden berücksichtigt, die in der Terminvorlage eingetragen sind.
Die Verfügbarkeiten ergeben sich aus den hinterlegten Arbeitszeiten und werden mit den vom Mitarbeiter verknüpften Kalendern abgeglichen.
Damit keine Doppelbuchungen entstehen, sollte jeder ausgewählte Mitarbeitende zusätzlich seine persönlichen Kalender verbinden

✅ Terminvereinbarungen über Aufgaben steuern

Damit Petra Termine buchen kann, benötigen Sie eine passende Aufgabe mit dem neuen Schritttyp „Termin“. Beispiel: Die neue Aufgabe „Rückrufvereinbarung mit Termin“ führt den Anruf durch folgende Schritte:

1. Anliegen klären

2. Name erfassen

3. Rückruftermin vereinbaren (per Termin-Schritt)

Im Termin-Schritt wählen Sie den passenden Termintyp aus (z. B. Rückruf) – Petra übernimmt dann die Verfügbarkeitsprüfung und Eintragung in den Kalender.

Natürlich können Sie auch unterschiedliche Aufgaben mit unterschiedlichen Termintypen kombinieren – z. B. Rückrufaufgaben für den Vertrieb oder Beratungstermine für den technischen Support.

💡 Eigene Ideen? Wir unterstützen Sie!

Das Kalender-Update ist flexibel und offen für Ihre Prozesse. Sie können beliebig viele Termintypen und Aufgaben anlegen, kombinieren und mit Regeln versehen – etwa zeitliche Einschränkungen, Kontaktgruppen oder individuelle Bedingungen.

Sie haben eine Idee für einen neuen Anwendungsfall oder benötigen Unterstützung bei der Einrichtung? Schreiben Sie uns einfach an info@hallopetra.de – oder rufen Sie Petra an und hinterlassen Sie Ihr Anliegen direkt per Sprachdialog.

Fazit

Mit dem Kalender-Update übernimmt Petra jetzt auch die Koordination Ihrer Termine – zuverlässig, integriert und individuell. Das reduziert interne Nachbearbeitung, erhöht die Erreichbarkeit und sorgt für ein professionelles Erlebnis bei Ihren Kundinnen und Kunden.

Wir freuen uns auf Ihr Feedback und sind gespannt, wie Sie die neuen Funktionen einsetzen!