Liebe Kundinnen und Kunden,

mit den neuesten Funktionen für Mitarbeiter und Weiterleitungen im HalloPetra-Dashboard verbessern Sie die Organisation und Effizienz der Anrufbearbeitung. Diese Neuerungen helfen Petra dabei, Anfragen gezielter weiterzuleiten und die Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens zu optimieren.

Mitarbeiterinformationen

Mitarbeiter lassen sich mit spezifischen Aufgabenbereichen und Arbeitszeiten definieren. Dazu gehören:

• Klare Zuordnung von Themenbereichen (z. B. "Wärmepumpen" oder "Rechnungen")

• Detaillierte Arbeitszeiten, um Weiterleitungen und Auskünfte zeitlich passend zu gestalten

Diese Angaben sorgen dafür, dass Anfragen immer an die richtige Person weitergeleitet oder per E-Mail an den passenden Ansprechpartner gesendet werden.

Abteilungen

Mitarbeiter können nun bestimmten Abteilungen wie Vertrieb, Notdienst oder Buchhaltung zugeordnet werden. Vorteile dieser Funktion:

• Strukturierte Organisation und gezielte Priorisierung von Anfragen

• Automatische Weiterleitung innerhalb einer Abteilung je nach Verfügbarkeit

• Optimierte Notfallbearbeitung durch gestaffelte Weiterleitungen

Falls die primäre Kontaktperson nicht erreichbar ist, wird der Anruf automatisch an die nächste zuständige Person weitergeleitet.

Weiterleitungsarten

Mit dem neuen Weiterleitungsschritt können Sie festlegen, wie Anrufe bearbeitet werden:

• Direkte Weiterleitung: Anfragen werden unmittelbar an den passenden Mitarbeiter gesendet.

• Freie Weiterleitung: Petra entscheidet dynamisch anhand von Verfügbarkeit und Themenbereich, welcher Mitarbeiter am besten geeignet ist.

Selbst wenn eine Anfrage keinem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet ist, kann Petra den passenden Ansprechpartner identifizieren und die Anfrage gezielt weiterleiten.

E-Mail-Routing

Durch das neue E-Mail-Routing gelangen Anfragen ohne Umwege direkt zu den zuständigen Mitarbeitern. Vorteile:

• Schnellere Bearbeitung durch gezielte E-Mail-Zuordnung

• Vermeidung allgemeiner Postfächer, die zu Verzögerungen führen

• Effizientere Kundenkommunikation

Diese Funktionen helfen Ihnen, Ihr Team besser zu organisieren und die Anrufbearbeitung noch effizienter zu gestalten. Falls Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Herzliche Grüße
Ihr HalloPetra-Team 🚀