Willkommen zu dieser Anleitung zur korrekten Konfiguration von HalloPetra. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihren Account optimal einrichten, um den vollen Funktionsumfang der Plattform nutzen zu können.

1. Start des Onboardings

Wenn Sie Ihren Account gerade erhalten haben, können Sie die Einrichtung direkt beginnen. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen die einzelnen Schritte, sodass Sie von Anfang an alles korrekt einstellen können.

2. Grundeinstellungen

Auf der ersten Seite des Onboardings werden einige Basisinformationen angezeigt, die HalloPetra bereits aus Ihrer Website entnommen hat. Sie können diese Angaben jederzeit korrigieren. Ein Beispiel: Falls Kunden Petra fragen, an welche E-Mail-Adresse sie sich wenden sollen, können Sie hier eine generische Adresse wie „info@ihrunternehmen.de“ hinterlegen.

3. Tätigkeiten definieren

HalloPetra hat bereits einige Tätigkeiten aus Ihrer Website übernommen. Sie können diese Liste bearbeiten, um sicherzustellen, dass nur relevante Aufgaben enthalten sind. Vermeiden Sie eine Überlastung mit zu vielen Aufgaben, aber stellen Sie sicher, dass wichtige Informationen, z. B. zu Öffnungszeiten oder speziellen Dienstleistungen, erfasst sind.

4. Öffnungszeiten hinterlegen

Hier tragen Sie Ihre Bürozeiten ein. Diese Informationen werden von HalloPetra genutzt, um Verfügbarkeiten von Mitarbeitern und andere zeitbezogene Funktionen zu steuern. Mitarbeiter arbeiten in der Regel während der angegebenen Öffnungszeiten. Falls es spezielle Ausnahmen gibt, können Sie diese individuell anpassen.

5. Rufumleitung konfigurieren

Die Rufumleitung selbst wird in Ihrer Telefonanlage oder Fritzbox eingestellt. In HalloPetra hinterlegen Sie lediglich die Telefonnummern, von denen Anrufe weitergeleitet werden. Dies hilft dabei, die korrekte Konfiguration zu überprüfen und sicherzustellen, dass Anrufer-IDs korrekt weitergegeben werden.

6. Begrüßungen anpassen

Hier legen Sie fest, welche Begrüßung Petra zu verschiedenen Zeiten oder unter bestimmten Bedingungen verwenden soll. Beispielsweise kann Petra während der Mittagspause eine spezielle Ansage machen oder am Wochenende auf den Notdienst hinweisen.

7. Aufgaben hinzufügen

Sie können Petra mit bestimmten Aufgaben betrauen, die für Ihr Unternehmen relevant sind. Standardmäßig sind bereits einige typische Aufgaben hinterlegt, die Sie ergänzen oder anpassen können.

8. Notdienst einrichten

Viele Unternehmen benötigen eine spezielle Notdienst-Funktion. In diesem Bereich können Sie festlegen, wann Ihr Notdienst aktiv ist (z. B. nur am Wochenende oder außerhalb der regulären Geschäftszeiten). Zudem können Sie angeben, welche Vorfälle als Notfälle gelten, sodass Petra Anfragen entsprechend priorisiert.

9. Mitarbeiterverwaltung

Hier können Sie Mitarbeiter hinzufügen, ihre Zuständigkeiten festlegen und definieren, welche Informationen Petra zu ihnen weitergeben soll. Sie können außerdem entscheiden, ob Petra Anrufe direkt an bestimmte Mitarbeiter weiterleiten darf oder nur Gesprächsnotizen weitergibt.

Abschluss

Nachdem Sie diese Schritte durchgeführt haben, ist Ihr HalloPetra-Account einsatzbereit. Falls Sie Fragen haben oder Einstellungen nachträglich anpassen möchten, können Sie dies jederzeit über das Dashboard tun. Bei weiteren Fragen steht unser Support-Team gerne zur Verfügung. Viel Erfolg mit HalloPetra!