Abläufe & Wissen · Die Basis

Petra kennt deinen Betrieb. Und lernt jeden Tag dazu.

Du planst die Abläufe für jede Situation. Petra lernt aus jedem Anruf, jeder Mail und deiner Website, und merkt sich jeden Kunden. Die Basis, auf der alles andere läuft.

Jeden Ablauf selbst planen
Lernt aus jedem Kanal
Kennt jeden Kunden wieder
Alles im Browser steuerbar

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Onboarding inklusive · ab Tag 1 einsatzbereit · DSGVO-konform

Copilot Petra

Einstellungen wie von Zauberhand.

Nie wieder Einstellungschaos, nie wieder Funktionen suchen. Sag dem Copilot einfach, was du brauchst, per Text oder Sprache, und Petra übernimmt es direkt im Dashboard.

Kein Klick-Wirrwarr, kein Menü-Suchen
Per Text oder Sprache, in deinen Worten
Sofort übernommen und direkt aktiv

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Copilot Petra Deine KI-Bürokraft

Stell den Notdienst ab 18 Uhr automatisch auf die Bereitschaft um.

Petra

Klar, ich hab das Notdienst-Routing für dich angepasst:

Notdienst-Routing ab 18:00 Uhr → Bereitschaft (Marc)

Übernommen, sofort aktiv

Soll ich auch die Wochenend-Regel gleich so einstellen?

Was kann ich für dich tun?

Spracheingabe Schnell Senden

Säule 1 · Abläufe

Plane jedes Szenario einmal vor.

Vom Notdienst über den hydraulischen Abgleich bis zur Verfügbarkeitsprüfung im ERP: Du legst Schritt für Schritt fest, was Petra fragt und tut. Mit Bedingungen, ERP-Funktionen und Weiterleitung, alles per Drag-and-drop.

Beschreib deinen Ablauf in eigenen Worten, Petra baut ihn …

Ohne Programmierung. Tipp ein Beispiel an oder diktier es per Mikrofon, Petra baut den Ablauf:

Notdienst Petra nimmt Notfälle auf und leitet den Anruf bei Bedarf an die Bereitschaft weiter.

Ablauf Was Petra im Gespräch tut

Art des Notfalls erfragen Auswahl
Notfall akut? Auswahl
Wenn es sich um einen echten Notfall handelt Bedingungsblock
Weiterleitung gewünscht? Frage
Direkte Weiterleitung an die Bereitschaft Weiterleitung
Rückruf anbieten? Ja/Nein
Versicherung schnelle Bearbeitung Info

Säule 2 · Wissen

Du musst Petra nicht einarbeiten, sie lernt selbst.

Aus jedem Anruf, jedem Datenpunkt und, wenn du willst, deinem verknüpften E-Mail-Postfach baut Petra ihre eigene Wissensbasis auf. Kein wochenlanges Einrichten: Sie startet ab Tag 1 und wird jeden Tag besser.

Anrufe

Jedes Gespräch, Fragen, Antworten, die Eigenheiten deines Betriebs.

Datenpunkte

Die strukturierten Felder, die Petra aus jedem Anruf zieht.

E-Mail-Postfach verbunden

Verknüpf dein Postfach, Petra lernt aus echter Korrespondenz mit.

Wissensbasis Automatisch aufgebaut · du behältst die Kontrolle

+37 diese Woche

Anfahrtspauschale 45 € im Stadtgebiet aus Anruf gelernt · vor 2 Tagen

Notdienst-Zuschlag 50 % ab 17 Uhr aus Anruf gelernt · vor 5 Tagen

Hausverwaltung Berg → immer an Marc durchstellen aus E-Mail gelernt · vor 1 Tag

Wartungsvertrag Wagner GmbH läuft bis 12/2026 gerade gelernt aus E-Mail gelernt · gerade eben

Kein Samstagsdienst, außer Notfall aus Anruf gelernt · vor 1 Woche

Jeden Eintrag prüfen, anpassen oder abschalten , alles in einer Übersicht.

Datenpunkte

Petra hört zu, und legt die Daten selbst an.

Aus jedem Gespräch zieht Petra strukturierte Datenpunkte: Name, Adresse, Anliegen. Und wenn der Auftrag ein Feld braucht, das es im Template noch nicht gibt, legt sie es selbst an, getippt, getaggt, dem Kontakt zugeordnet.

Live-Transkript · eingehender Anruf

„Andreas Berger, Lindenstraße 14 in Kreuzberg."

Name Adresse

„Unsere Vitodens heizt seit heute früh nicht mehr."

Kesselmodell Anliegen

„Und da tropft Wasser raus, ziemlich nah am Sicherungskasten."

Sicherheitshinweis neu angelegt

Andreas Berger Automatisch erfasst · heute, 14:32

erfasst

Name Andreas Berger

Name

Telefon +49 170 882 91 11

Telefon

Adresse Lindenstr. 14, 10969 Berlin

Adresse

Anliegen Heizung ausgefallen

Auswahl

Kesselmodell Viessmann Vitodens 200-W

Textfeld

Wunschtermin Heute, so früh wie möglich

Datum/Zeit

Sicherheitshinweis von Petra angelegt Wasser tritt nahe am Sicherungskasten aus

Rich Text

7 Datenpunkte erfasst · 1 Feld von Petra angelegt · dem Kontakt zugeordnet

Kennt jeden Kunden

Beim zweiten Anruf weiß Petra schon Bescheid.

Petra speichert pro Kunde die ganze Historie, über Telefon, Mail und Website hinweg. Stammkunden erkennt sie an der Nummer und knüpft genau dort an, wo ihr aufgehört habt. Keine Schleife, kein „Erzählen Sie nochmal von vorne".

Familie Müller Stammkunde · erkannt an +49 176 …

erkannt

Notdienst Heizung Anruf · 12. März · Techniker geschickt
Angebot Heizungstausch E-Mail · 18. März · PDF gesendet
Ruft gerade an heute · Petra kennt den ganzen Verlauf

Live · Folge-Anruf

„Hallo, ich hatte letzte Woche wegen der Heizung angerufen."

„Natürlich, Frau Müller. Es ging um den Notdienst am 12. März, der Techniker war da. Geht es um die Folge-Reparatur?"

Petra erinnert sich, der Kunde muss nichts wiederholen.

Konfiguration im Detail

Sechs Sachen, die du selbst steuern kannst.

Kein „rufen Sie uns an für Änderungen". Du klickst dich im Dashboard durch, alles selbst-bedienbar.

Eigenes Wiki befüllen

Du legst FAQ-Antworten, Preise, Öffnungszeiten, Anfahrtsregeln ab. Petra zieht ihre Antworten daraus, niemand anderer kommt an die Daten.

Abläufe pro Anliegen

Notdienst eskaliert an Bereitschaft, Angebotsanfrage geht zum Vertrieb, Wartung wird direkt gebucht. Du baust den Ablauf im Drag-and-Drop-Editor.

Routing nach Tageszeit

Mo-Fr 8-17 Uhr → Petra antwortet selbst. 17-22 Uhr → Petra nimmt auf, schickt SMS. 22-6 Uhr → nur Notfälle, sonst Mailbox.

Mitarbeiter-Rotation

Wochen-Rotation für Bereitschaft: KW 22 Marc, KW 23 Tom. Petra weiß automatisch, wen sie alarmieren muss.

Wiederholte Anrufer erkennen

Wenn jemand 3-mal in einer Stunde anruft: Petra sagt „Ihr Anliegen ist bekannt, ein Kollege meldet sich schnellstmöglich". Keine Doppel-Tickets.

Berechtigungen + Rollen

Admin sieht alles, Mitarbeiter nur eigene Bereiche, Bereitschaft nur Notdienst-Anrufe. Pro Rolle und pro Abteilung konfigurierbar.

Rundum-Betreuung · ab dem Betriebe-Paket

Du richtest nichts allein ein. Wir machen's mit dir.

Petra ist kein Tool, das du dir selbst zusammensuchst. Ab dem Betriebe-Paket übernehmen wir die Einrichtung, begleiten den Start und bleiben danach dauerhaft an deiner Seite.

Kostenlose Ersteinrichtung

Wir richten Petra gemeinsam mit dir ein: Begrüßung, Abläufe, Wissensbasis und die Anbindung an deine Telefonanlage. Du musst nichts allein herausfinden.

Begleitete Implementierung, prozessoptimiert

Wir führen dich durch den Rollout und richten Petra so ein, dass sie zu deinen Abläufen passt, nicht umgekehrt. Sauber in den Betrieb integriert.

Dauerhafter Support, du bist nie allein

Auch nach dem Start bleiben feste Ansprechpartner an deiner Seite und sorgen dafür, dass deine Systeme laufen, jeden Tag.

Tägliche Support-Stunde
Festes Support-Team
Persönlicher Manager

Persönlich, nicht per Ticket-Nummer. Dein Manager kennt deinen Betrieb.

Onboarding-Gespräch buchen

Häufige Fragen

Was Käufer wissen wollen

Noch Fragen? Schreib uns an info@hallopetra.de.

Wie viel Aufwand ist die Wiki-Pflege?

Initialer Aufwand: 30-90 Minuten im Onboarding-Gespräch mit unserem Setup-Manager. Wir gehen die wichtigsten 20-30 Antworten gemeinsam durch. Danach pflegst du Änderungen selbst, typisch 5-10 Minuten pro Monat.

Kann Petra Antworten geben, die nicht im Wiki sind?

Bei generellem Wissen ja (Standard-Sprachverständnis). Bei betriebsspezifischen Fragen (Preise, Öffnungszeiten, Verfahren) NEIN, Petra sagt dann ehrlich „Da brauche ich kurz einen Kollegen" und eskaliert. Wir mögen das so: lieber ehrlich als erfunden.

Können mehrere Abläufe parallel aktiv sein?

Ja. Du kannst beliebig viele Abläufe definieren (Notdienst, Wartung, Angebot, Mitarbeiter-Anruf, VIP-Kunde, …) und Petra wählt anhand der Triage automatisch den passenden.

Was passiert wenn ein Mitarbeiter im Urlaub ist?

Du markierst Abwesenheit im Mitarbeiter-Profil, Petra weiß dann, dass Marc bis KW 25 weg ist und routet automatisch zu Tom. Bei stundenweisen Abwesenheiten (z. B. Termine) ist die Funktion in Backlog auf Featurebase.

Bereit?

Petra lernt deinen Betrieb in 60 Minuten.

Onboarding-Call inklusive. Danach pflegst du Änderungen selbst.

Petra kostenlos testen

Kostenlos testen · keine Kreditkarte · monatlich kündbar

oder hör sie dir an, ruf sie einfach an Ruf Petra an (030) 83791694 Sie geht rund um die Uhr ran, genau wie bei deinen Kunden

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